Les tableaux Kanban se composent généralement de trois colonnes : A faire, En cours et Terminé. Lorsque les tâches sont terminées, elles sont déplacées de gauche à droite sur le tableau. Ce système simple aide les membres de l'équipe à voir en un coup d'œil ce qui reste à faire et ce qui a déjà été fait. Il est bien sûr possible d'utiliser plus de trois colonnes.
Cependant, l'utilisation de tableaux Kanban physiques est très rare. De nombreuses équipes préfèrent les outils Kanban numériques, comme Projoodle, qui offrent des fonctions et une flexibilité supplémentaires. Avec les outils Kanban numériques, les utilisateurs peuvent par exemple joindre des fichiers, définir des dates d'échéance et attribuer des tâches à certains membres de l'équipe.