Le lavagne Kanban sono solitamente composte da tre colonne: Da fare, In corso e Fatto. Quando i compiti vengono svolti, vengono spostati da sinistra a destra sul tabellone. Questo semplice sistema aiuta i membri del team a vedere a colpo d'occhio cosa c'è ancora da fare e cosa è già stato fatto. Naturalmente è possibile utilizzare più colonne di 3.
Tuttavia, l'uso di lavagne Kanban fisiche è molto raro. Molti team preferiscono strumenti Kanban digitali come Projoodle, che offrono ulteriori funzionalità e flessibilità. Con gli strumenti Kanban digitali, gli utenti possono, ad esempio, allegare file, stabilire le date di scadenza e assegnare i compiti a specifici membri del team.